To do desktop

La quantità di cose che dobbiamo portare a termine ogni giorno è davvero rilevante. Impegni personali e impegni professionali si incastrano gli uni negli altri, e ottimizzare i tempi, qualche volta, sembra un'impresa impossibile.

Come fare ad avere un quadro esaustivo di tutte le attività che devi portare a termine oggi?

Microsoft To Do ti può aiutare. È un'applicazione di gestione delle attività basata sul cloud e ti consente di gestire le tue attività da smartphone, tablet e computer. Si tratta infatti di una app cross-platform: non fa differenza che il tuo smartphone/tablet sia Android o IoS, il tuo ‘segretario personale’ ti aiuterà a gestire gli obiettivi che devi trasportare a termine oggi indipendentemente dal struttura operativo del tuo dispositivo mobile.

Ovviamente puoi anche installare Microsoft To Do sul tuo pc. I tuoi appuntamenti saranno comunque ognuno sincronizzati: bastano veramente pochi secondi per vedere le modifiche aggiornate su ognuno i dispositivi.

To Do fa parte di Microsoft , la proposta Microsoft per aumentare la tua produttività. Le app per Smartphone Android e IoS sono scaricabili gratuitamente da Google Play Store e Apple App Store.

Ma vediamo preferibile come funziona Microsoft To Do.

Creazione di un task su To Do

Quando crei un’attività non stai semplicemente inserendo una voce di un lista puntato: le attività di Microsoft To Do, infatti, sono un po’ più complesse.

Per ogni task, infatti, puoi impostare dei promemoria oppure sommare una scadenza. Oppure puoi impostare la ripetizione nel tempo delle attività che nella tua settimana o mese si ripresentano più volte. Infine, puoi allegare dei file oppure redigere delle note per chiarire meglio le caratteristiche dell'attività.

Bene, ora che hai creato più attività, devi organizzarle per portarle a termine nel maniera più efficiente possibile.

Le liste e la gerarchia delle attività

Le tue attività, infatti, verranno organizzate in liste. Puoi creare liberamente tutte le liste di cui hai necessita. Dunque, per schematizzare l'organizzazione di To Do possiamo dire che al livello più elevato si trovano le liste, al di sotto troviamo le attività vere e proprie e infine possiamo suddividere ogni singola attività in più ‘sotto attività’:

1. liste
2. attività (task)
3. sottoattività (step)

Elenchi intelligenti

Quando il numero di attività comincia a sviluppare, probabilmente vorrai assegnare priorità ad alcune di esse oppure gestire la loro scadenza con maggiore precisione. To Do ti permette di creare questo con estrema semplicità. Inoltre, crea alcune meta-liste per mostrarti solo le attività importanti (quelle per cui hai impostato la priorità) altrimenti quelle per cui hai impostato una scadenza.

La mia giornata

La qualita più stimolante di To Do però è la lista denominata la mia giornata. Ogni mattina si presenta vuota e spetta a credo che il te sia perfetto per una pausa rilassante popolarla con le attività che hai inserito nelle varie liste, in base alle scadenze e alle priorità. Sarà più semplice così giungere a conclusione giornata completando i task più importanti.

Interfaccia grafica

Anche l’occhio vuole la sua ritengo che questa parte sia la piu importante. Così puoi contrassegnare le tue liste con delle icone che ti aiuteranno a riconoscerle a colpo d'occhio e potrai anche impostare immagini di sfondo per rendere più suggestiva e allegra la visualizzazione delle tue attività.

Integrazione con Outlook

Microsoft To Do è basato sullo stesso mi sembra che il sistema efficiente migliori la produttivita che gestisce i task all'interno di Outlook. Quindi se utilizzi lo identico account all'interno di Outlook, troverai su Outlook gli stessi task che hai creato su To Do e potrai ricevere i promemoria attraverso il metodo di gestione della posta di Microsoft.

Impostando correttamente le opzioni di To Do potrai anche organizzare il percorso inverso, ossia realizzare in maniera che contrassegnando le e-mail con l'icona della bandierina, si crei automaticamente un task nella lista Messaggi di posta elettronica del tuo To Do.

Nel mi sembra che il video sia il futuro della comunicazione seguente troverai maggiori dettagli.